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在企业用工管理中，招聘、签约、薪酬、考勤、离职等环节环环相扣，稍有疏漏就可能引发争议，带来不可预见的法律风险和成本。对于用工制度尚未完善、对劳动法规不够熟悉的企业而言，如何在合法合规与灵活管理之间找到平衡，是日常管理中绕不开的难题。

 

本问答围绕企业用工的主要流程，聚焦招聘录用、劳动合同、工资薪酬、工时休假、解除及争议处理等常见情形，选取高频疑问，通过简明解答提供可执行的合规思路，方便企业随时查阅、对照、应用。

 

希望这份问答能帮助更多企业及时识别常见风险点，规范操作细节，把复杂问题前置化解在管理流程中，切实降低后续争议成本。

 

 

目 录

一

招聘广告中能否限制性别/年龄？

二

录用通知发放有哪些注意事项？

三

录用通知书发出后能否撤销？

四

员工入职需提交哪些材料？

五

员工入职时未提交离职证明怎么办？

六

员工隐瞒病史如何处理？

七

能否收取员工押金？

八

招用退休人员需注意什么？

九

实习生是否需签合同？

十

录用外籍实习生有哪些注意事项？

十一

如何防范录用负有竞业限制义务的候选人？

 

 

一、招聘广告中能否限制性别/年龄？

 

招聘环节中的性别与年龄条件设置，属于敏感限制条款，企业应严格遵循反歧视法律要求，避免违法设限带来合规与舆情风险。

 

根据《就业促进法》第3条、第27条及《妇女权益保障法》第43条的相关规定，用人单位在招聘中不得因性别设置限制性条件，不得因婚育状况提高录用标准或询问婚育计划，除非法律另有规定。例如，国家明确列入女职工禁忌范围的岗位（如矿山井下作业、第四级体力劳动强度作业），可以合理限制性别。

 

同理，法律虽未对年龄歧视作出专门规定，但司法实践普遍认为，与岗位无关的年龄条件也属就业歧视，如大客车司机岗位若将驾驶资格许可范围内的60岁年龄上限人为缩减至45岁，即构成年龄歧视。因此，除非涉及特殊行业如飞行员、消防员等法律另有明确年龄要求，企业招聘广告不得以性别或年龄作为限制，应以中性表述和客观能力条件筛选候选人。

 

若招聘广告含有违法的性别或年龄歧视条款，不仅劳动者可提起平等就业权之诉主张精神损害赔偿，且人力资源社会保障部门有权责令改正，并可依据《人力资源市场暂行条例》第43条处以1万元以上5万元以下的罚款，情节严重的还可能引发舆论风险，损害企业形象。

 

 

二、录用通知发放有哪些注意事项？

 

根据《民法典》《劳动合同法》《就业促进法》等相关法律规定，录用通知虽非正式劳动合同，但一旦发出并被劳动者接受，通常会被认定为具有法律效力的要约，对用人单位具有约束力。在司法实践中，因录用通知不规范而引发的缔约过失责任、就业歧视争议屡见不鲜，因此企业在发放录用通知时，应重点关注以下四个方面：

 

1.意向确认后再发出

 

一旦劳动者对录用通知明确作出承诺或据此作出重大行为（如辞职、搬迁、放弃其他工作机会等），用人单位即不得随意撤销，若擅自变更或终止，可能构成缔约过失责任。

 

因此，用人单位应在内部审批完毕、用人计划确定、背景调查完成后再正式发出录用通知，并避免夸大或虚构职位内容、薪资待遇或发展空间，以防被认定为虚假承诺或欺诈行为。

 

2.明确设置录用条件

 

为防止录用通知生效后企业无法主张反悔，应在通知中设置前提条件并明确表达。例如：

 

①“本录用通知的效力以候选人通过背景调查、体检合格并按时报到为前提”；

②“如候选人未能按时报到、未提供前单位离职证明或存在重大信息隐瞒的，本通知自动失效”。

 

此类条件应具体明确、操作可行，避免笼统使用“单位另有决定”或“因业务变化”等不确定性语言，否则易被法院认定为单方免除义务的格式条款，无效。

 

3.注明录用通知与劳动合同的衔接逻辑

 

录用通知虽具有法律效力，但不等同于劳动合同，用人单位仍需在实际用工之日起一个月内依法签署书面劳动合同，否则将面临《劳动合同法》第82条所规定的双倍工资风险。

 

为防止前后内容冲突，录用通知中宜注明：“本录用通知不构成正式劳动合同，相关权利义务最终以双方签署的《劳动合同》为准。”

 

同时注意薪资、岗位、试用期等内容前后一致，防止劳动者主张录用通知构成“实质合同”，从而要求适用其中待遇条件。

 

4.明确附加条款与关键时间节点

 

录用通知应明确以下关键事项：

 

①回复期限与逾期视为放弃：避免劳动者长期“占位”不作决定；

②报到时间与未报到后果：例如“未在约定时间内完成报到，视为拒绝本录用通知”；

③违约责任条款（如适用）：若企业拟对劳动者未按时报到的行为主张违约责任，应事先在录用通知中载明具体责任范围与承担方式。

 

此外，建议用人单位通过可追溯方式发出录用通知（如电子邮件、快递），并留存劳动者的回复记录或系统确认回执，以备将来举证使用。

 

 

三、录用通知书发出后能否撤销？

 

录用通知书一旦发出，若构成法律上的“要约”，在特定条件下不得随意撤销。若撤销不当，不仅可能被认定为违反诚信原则，还需承担缔约过失责任，赔偿劳动者因此遭受的各项损失。

 

1.是否构成“要约”的判断标准

 

根据《民法典》第472条、476条、477条等规定，具备明确工作岗位、报酬、入职时间、到岗要求等内容，且无附加前置条件或保留撤销权的录用通知书，一般构成法律意义上的要约。一旦被视为要约，其法律效力将受到《民法典》相关规定的规范，不能随意撤销。

 

若录用通知中明确载明“体检合格”“背景调查无异常”为前提，或设有“最终审批”条款，一般被认为是附条件要约或要约邀请，可在条件未成就前撤销。

 

2.撤销录用通知书的限制条件

 

（1）撤销必须在候选人承诺前作出并送达

 

依据《民法典》第476条，要约可以撤销，但撤销通知必须在劳动者作出有效承诺之前送达对方（如尚未书面确认入职、不构成默示接受）。

 

（2）已发生信赖利益的，不得随意撤销

 

如候选人已经依据要约作出重大安排（如主动辞职、搬迁、拒绝其他录用机会），则即使尚未书面承诺，也将被认定为“要约不可撤销”。

 

（3）撤销理由应真实且不构成歧视

 

实务中，体检不合格或背景调查发现严重隐瞒可构成正当撤销理由，但应保留证据且不得涉及歧视性标准，如怀孕、既往病史、性别等。

 

3.违法撤销的法律后果及风险承担

 

若用人单位无正当理由、违反程序或未协商撤销录用通知书，可能构成缔约过失责任，应承担下列法律后果：

 

（1）赔偿信赖利益损失

 

包括因信赖录用通知所支出的交通费、体检费、搬家费、住宿费等，及已辞职后失去原单位收入等损失。司法实践中法院常酌定赔偿1至3个月工资。

 

（2）追加就业歧视的精神赔偿

 

若撤销理由涉及婚育状况、健康状况、性别等，劳动者可提起侵权之诉，主张精神损害赔偿。

 

（3）形象与合规风险

 

若被投诉至人社部门或引发舆论，可能影响企业雇主品牌、招聘信誉，构成制度性风险点。

 

4.用人单位的应对建议

 

如确需撤销录用通知，应注意：

 

（1）保留撤销依据：确保体检报告、调查材料合法合规；

（2）优先协商解决：通过沟通达成一致，可支付交通费、体检费等费用补偿；

（3）书面表述留口径：避免明确表达“正式录用”，可使用“拟录用”“待审批”等缓冲性表达；

（4）完善录用流程制度：建议将“最终录用以签署劳动合同为准”纳入内部规定和通知书内容，降低单方面被认定为“要约”的法律风险。

 

 

四、员工入职需提交哪些材料？

 

根据法律规定及常见用工合规要求，员工入职时通常需提交以下材料，具体范围可根据岗位性质、行业要求及企业制度予以合理增减：

 

1.身份证明

 

提供居民身份证原件及复印件，必要时附户口簿。企业应核对原件留存复印件，防止身份信息造假。

 

2.学历及资格证明

 

提交最高学历、学位证书原件及复印件，如岗位需具备职业资格，还应提供职称证书、执业资格证等证明文件。

 

3.离职证明

 

从上一家单位取得加盖公章的离职证明，证明已依法解除或终止劳动关系，避免劳动关系重叠争议。

 

4.健康证明

 

提交近一个月内由市级及以上医疗机构出具的体检报告，特殊行业（如食品、餐饮）应根据《传染病防治法》等规定提供健康证，体检项目不得含有与岗位无关的歧视性检测（如乙肝）。

 

5.银行卡信息及照片

 

提供本人身份证开户的工资卡复印件、近期二寸免冠照片及同版电子版，用于建档和发薪管理。

 

6.其他补充材料

 

根据企业制度，可能需提供个人简历、背景调查授权书、紧急联系人信息、社保转移证明、公积金账户信息，或《个人信息保护承诺书》《无犯罪记录证明》《竞业限制解除证明》等。外籍雇员、实习生、退休返聘人员还应提交相关许可文件或协议，满足用工合法性要求。

 

企业应对所有入职材料进行原件核查，复印件须由员工签字确认“与原件一致”。同时要确保信息收集符合法律规定，避免要求与岗位无关的隐私资料，以免违反《就业促进法》《妇女权益保障法》等反歧视规定。

 

 

五、员工入职时未提交离职证明怎么办？

 

离职证明不仅是劳动者解除前一份劳动关系的正式凭证，更是用人单位识别“是否存在双重劳动关系”“是否违反竞业限制义务”的关键依据。

 

根据《劳动合同法》第91条、《关于实行劳动合同制度若干问题的通知》第17条等规定，用人单位如未审查离职证明即录用员工，可能在未来陷入与前用人单位的连带责任、商业秘密纠纷或竞业限制等争议，需提前防范。

 

1.要求员工提供替代性证明与书面承诺

 

若员工入职时无法及时提交离职证明，用人单位可先行收集其他辅助材料作为初步核实依据，包括：

 

①原单位出具的《解除/终止劳动合同通知书》；

②社保断缴记录或停缴明细；

③工作交接单、工作证回收记录、内部离职系统截图等。

 

同时，应要求员工签署《离职承诺书》，明确其已与前单位解除或终止劳动关系，并承诺：“如因虚假承诺或未解除前一劳动合同导致公司承担赔偿、仲裁或连带责任等，由个人全额承担并配合公司维权。”

 

上述材料及承诺应形成书面记录并妥善存档，便于后续举证。

 

2.必要时采取有条件录用或暂缓录用措施

 

如员工确因客观原因（如异地调动、原单位流程缓慢）无法第一时间提供离职证明，企业可在劳动合同或入职通知中注明：“员工应在入职后×日内提交原单位离职证明，逾期未交视为不符合录用条件，公司有权单方解除合同”。

 

若员工既拒绝出具离职证明，又不能提供任何替代材料，也拒绝承诺说明，建议暂缓办理入职，以避免后续合同冲突、竞业责任风险或法律责任追偿。

 

3.注意防范就业歧视与后续风险追责

 

仅因员工未提交离职证明即“直接拒绝录用”，在没有给予合理解释和替代方式的情况下，可能被认定为“程序性就业歧视”，尤其适用于原单位尚未开具证明的客观情形。

因此应注意：

 

①留痕沟通记录，说明公司已合理询问与核实；

②以“劳动关系状态尚不清晰”为由设置观察期或补充材料时限，避免被误解为不当歧视。

 

若事后发现员工实际并未与前单位解除劳动关系，或故意隐瞒竞业限制、未完结义务等，用人单位可据《离职承诺书》及入职调查记录，主张追偿损失或主张单方解除合同，并规避连带责任认定。

 

 

六、员工隐瞒病史如何处理？

 

企业能否要求员工如实告知病史？哪些信息属于隐瞒风险？哪些又属于合法隐私？企业在体检、入职问询及员工管理中必须精准把握信息边界。

 

1.实告知义务的情形

 

根据《劳动合同法》第8条规定，用人单位有权了解与劳动合同履行直接相关的劳动者健康状况，劳动者对与岗位工作密切相关的重大病史（如传染病、职业禁忌、存在重大安全隐患的疾病）负有如实告知义务。

 

如员工故意隐瞒病史，导致不能胜任岗位、影响安全或传染他人，用人单位有权依据《劳动合同法》第26条、第39条规定，以欺诈或严重违纪为由解除合同。若隐瞒行为造成严重后果（如传染病传播），还可能构成刑事责任（如妨害传染病防治罪）。

 

2.不得强制披露的情形

 

但反之，若疾病与工作内容、岗位要求无明显关联，如普通慢性病、非传染性疾病（如高血压、近视、糖尿病等）或其他隐私性疾病，原则上属于个人信息，劳动者有权选择是否告知。若用人单位仅因员工未披露此类信息作出解雇，通常会被认定为违法解除。

 

3.发现疑似隐瞒时的处理路径

 

如用人单位发现员工疑似存在未披露的疾病，应结合以下三步进行实务判断与操作：

 

（1）证据层面：应有明确病史记录或经正规机构诊断的报告，避免以道听途说、流言或员工自述为依据；

（2）制度层面：规章制度中是否已明确将“故意隐瞒岗位相关健康信息”列为严重违纪条款，并完成民主程序与公示，形成法律效力；

（3）程序层面：是否依照程序履行工会通知、员工申辩、调查核实等步骤。尤其对处于医疗期的员工，更应注意不得以疾病为由直接解除，除非其隐瞒行为已构成实质性违纪。

 

 

七、能否收取员工押金？

 

用人单位在用工过程中收取押金，无论名义为何，均属法律所禁止。《劳动合同法》第9条、第84条明确规定，用人单位不得以任何形式向劳动者收取押金、风险保证金，不得扣押身份证件或要求提供担保，即便劳动者书面表示“自愿”，亦属无效。该规定系强制性法律规范，违反者将面临行政责令限期退还、每人500元至2000元的罚款，若对员工造成实际损害，还需承担赔偿责任。更严重者，劳动者有权主张被迫解除劳动合同并要求经济补偿，进一步增加企业的用工合规风险。

 

在实践中，企业往往并非以“押金”名义直接收取财物，而是通过各种“变相手段”实现，例如以“代收工装费”“工具押金”“风险预留金”等方式要求员工预付款项，或从工资中逐月扣除所谓“保证金”，却未设置明确的退还机制。这类操作，如无法提供费用实际用途、成本一致性或退还流程说明，通常会被仲裁或司法机关直接认定为违法收取押金行为。

 

此外，还有部分单位将“培训费”或“赔偿金”预先收取，并以服务期违约为由不予返还，试图通过合同约定掩盖押金性质。对此，应严格区分“合理费用”与“违法预收”：专项培训费的追偿必须建立在费用真实发生、金额合理、员工确有违约的基础上，并应在合同中就违约金或补偿条款作出明确约定；否则，以预收形式从员工工资中扣除，将仍被视为押金范畴处理。

 

 

八、招用退休人员需注意什么？

 

根据《劳动合同法》《民法典》及各地司法实践，企业在招用退休人员时应重点关注以下几个方面，确保用工安排合法合规并降低后续争议风险：

 

1.核实退休身份与养老待遇情况

 

用人单位应首先确认拟聘人员是否已达到法定退休年龄且完成了退休手续，包括核查退休证、养老保险缴费记录及养老金领取证明等。若已享受基本养老保险待遇，双方关系通常认定为劳务关系，适用《民法典》而非《劳动合同法》。

 

如虽到达法定退休年龄却未实际领取养老金（如部分灵活就业人员），在上海、苏州等地司法实践中，仍可能被认定为特殊劳动关系，需遵循最低工资、工时工伤等基本劳动标准。因此，身份和待遇情况核查是规避争议的首要前提。

 

2.签订书面返聘协议并明确关系性质

 

与退休人员合作应避免直接套用标准劳动合同，应单独签署返聘或劳务协议，明确约定工作内容、服务报酬、医疗或安全保护、解约条件及双方权利义务，并对双方关系性质作出明确说明：已享受养老保险待遇的，应界定为劳务关系；未享受待遇的，若属于特殊劳动关系，需在协议中留足与法定标准一致的条款。若返聘人员涉及核心机密或竞业限制，还应在协议中单独列明保密义务及违约责任。

 

3.妥善防范工伤及安全风险

 

根据《人力资源和社会保障部关于执行<工伤保险条例>若干问题的意见（二）》第2条第2款的规定，允许用人单位通过项目参保、单项参保等方式为退休人员缴纳工伤保险费。此外，部分地区亦出台政策允许为超龄人员（多数地区要求退休人员年龄不超过65周岁，部分放宽至70周岁）正常缴纳工伤保险。因此，用人单位可结合实际用工情形，依法依规为符合条件的退休或超龄人员办理工伤保险参保，以降低用工风险。

 

若无法参保，企业应尽量购买雇主责任险或人身意外险，转移工伤赔偿风险。对未享受养老保险待遇、可能被认定为特殊劳动关系的人员，更要注意安排安全培训、提供必要的劳动保护措施，并避免安排高危或超负荷岗位，以防事故赔偿责任扩大。

 

4.关注地域司法差异并规范用工管理

 

不同地区对退休返聘的法律适用存在差异，企业应结合属地司法实践与人社政策，合理安排用工模式，并在协议中充分细化争议解决条款。实际管理中还需注意，劳务关系下虽无加班费、年休假等劳动法专有待遇，但报酬应依法纳税，不得无据克扣或变相抵扣；工作安排亦应充分考虑年龄及身体状况，合理控制劳动强度和时长，避免因管理疏忽引发额外责任。

 

 

九、实习生是否需签合同？

 

对于实习生的合同签署问题，关键需结合其身份属性与用工实质判断是否构成劳动关系，进而决定应签订实习协议还是劳动合同。

 

根据《职业学校学生实习管理规定》第14条及《关于贯彻执行〈中华人民共和国劳动法〉若干问题的意见》第12条的规定，对于尚处在校期间的学生，尤其是在学校组织或推荐下前往用人单位进行实习的，实质上属于教育活动的延伸，用人单位原则上只需签署《实习协议》，明确岗位、期限、职责、保险等内容即可，不适用《劳动合同法》中关于劳动合同订立和二倍工资的相关规定。此类实习安排下，企业与学生之间不构成劳动关系，法律关系以民事协议为主，履行过程中以教育属性为核心，实习表现通常不直接作为录用依据。

 

但实践中，仍有大量企业将已毕业学生或休学人员纳入“实习”安排，在未经学校授权或非以教育目的为前提的前提下，要求其从事完整的劳动任务、接受考勤和绩效管理、领取固定报酬。此类实习虽名为“实习”，但因具备人格从属性、经济从属性、组织从属性等基本特征，往往被认定为事实劳动关系。一旦发生争议，用人单位未能签订劳动合同，将直接适用《劳动合同法》第82条关于支付二倍工资的规定；若在岗期间发生工伤，还需承担相关赔偿责任。因此，对非在校实习人员，企业不得以“实习”名义逃避劳动合同义务，更不能在未签劳动合同的情况下长期使用。

 

综上，是否签订劳动合同，不以“是否叫实习”为标准，而应回归到“是否为在校生”与“是否构成劳动关系”的双重判断。如确属在校实习，可依法签署《实习协议》；如已毕业或构成事实用工，应依法签订《劳动合同》。单位内部应建立身份核验、协议分类、实习周期跟踪机制，防止因“实习外壳”掩盖真实用工，造成不必要的法律风险。

 

 

十、录用外籍实习生有哪些注意事项？

 

外籍人员在境内实习，不属于用人单位可自主安排的事项，而必须纳入出入境管理体系统一规范。根据《外国人在中国就业管理规定》《外国人入境出境管理条例》等相关规定，目前在中国境内合法从事实习活动的外籍人员，仅限持有学习类居留许可的中国高校在读外国留学生，且必须经过所在学校同意并完成实习信息加注。实习单位、地点与期限等事项，需在其学习类居留证件上由出入境管理机关依法明确标注，方可开展实习活动。如未经加注即在校外实习，即构成非法就业，实习单位也可能被认定为协助非法就业，面临行政处罚。

 

值得警惕的是，一些企业接收的“外籍实习生”实为在国外高校就读的学生，因不具备中国境内招生资格或未办理学习签证，无法申请学习类居留证件（X1或X2）和实习加注，其入境多以旅游（L）、访问（F）等非工作事由为由。如在此类签证状态下安排实习，不仅违反签证用途，还涉嫌规避工作许可制度，属于《外国人在中国就业管理规定》第8条所禁止的行为，后果可能延伸至出入境限制、用工处罚等风险。

 

因此，用人单位在接收外籍实习生时，应严格审核其在读学校是否为境内高校或合法教育机构、签证类型是否为学习类、是否已办理居留加注手续，并保留与学校之间的三方协议或推荐函等合规资料作为佐证。如缺乏上述前提条件，应明确拒绝安排岗位参与、工位办公或支付酬金等行为，防止因误判身份构成非法用工。

 

 

十一、如何防范录用负有竞业限制义务的候选人？

 

根据《劳动合同法》《反不正当竞争法》及相关司法实践，新用人单位若在招聘过程中未尽审查义务，贸然录用负有竞业限制义务的候选人，可能引发原单位索赔、连带责任甚至侵犯商业秘密的法律纠纷。为此，用人单位应从识别、防控与免责三方面建立防范机制：

 

1.录用前主动识别竞业限制风险

 

在面试或拟录用阶段，应明确要求候选人如实披露与原单位是否存在竞业限制协议。用人单位应结合离职证明、社保缴纳情况、竞业补偿支付、限制期限与范围等因素，判断其与拟录岗位是否存在冲突。

 

如条件允许，应签署《无竞业限制承诺书》或《竞业限制披露确认书》，并保留审查记录与沟通证据，便于后续举证已尽合理审查义务。

 

2.录用后通过合同条款强化风险隔离

 

如候选人存在竞业限制风险，可在劳动合同或补充协议中设定免责与追偿机制，明确若因违反前单位义务引发争议、违约金或赔偿责任，由其个人承担全部后果。必要时约定单位可单方解除劳动合同，并保留追偿权。

 

3.严禁参与规避操作以免构成共同侵权

 

用人单位不得协助候选人规避竞业义务，如通过关联公司、亲友代持、兼职挂名等方式隐蔽用工。若明知其负有竞业限制仍安排录用，极易被认定为“明知录用”，构成共同侵权，需承担连带赔偿责任（如《深圳经济特区企业技术秘密保护条例》第35条）。